一是成立领导小组。专门成立干部人事档案规范化管理工作领导小组，由区委组织部副部长任组长。成员单位为区委组织部、区人力资源和社会保障局、区档案局。领导小组下设办公室，由干部科长兼任办公室主任。负责检查指导干部档案规范管理工作，及时解决难题和问题。二是排查摸底。制定发放专项排摸表格，填报项目主要包括各单位分管领导和干部人事档案管理人员基本信息、全体干部职工（包括体制内及与各单位签订劳务合同或劳务派遣的流动人员）基本信息及档案去向、档案室（柜）和干部人事档案管理人员设置情况、档案管理制度的建立情况等。三是综合分析。依据排摸上报的各类资料和走访了解情况，结合实际需要，按照单位性质、人员规模、人员结构等基本要素，制定《海曙区干部人事档案分层分类管理办法》，逐步形成高效有序的分类管理格局。
二、严格管理，切实加强干部人事档案管理规范化建设。
一是改善设施配置。按照干部人事档案管理基础设施建设的有关要求，购置档案相关管理设施，配备标准的档案用品、电脑等设备，使干部人事档案管理达到标准化要求。二是掌握管理现状。分析区委组织部干部人事档案室的管理现状，包括档案结构、库存容量，同时做好各单位干部人事档案缺失材料的登记工作。了解区人才市场管理办公室人事档案管理现状，包括档案数量、管理流程、库存容量等情况。三是开展业务培训。由区委组织部负责开展各单位干部人事档案管理人员业务培训，主要讲解材料收集归档的规定和如何填写干部履历表、干部任免审批表等业务知识。同时围绕干部人事档案重点难点问题开展讨论，分析存在问题及原因，研究解决问题的办法和措施。
三、动态掌握，切实加强干部人事档案管理现代化建设。
一是收集归档程序化。严格按照建立健全干部人事档案材料归档相关制度，对于人事变动、工资调整、学籍学历、党团、奖惩等档案材料，全面地收集干部人事档案材料，同时做好有关材料的查漏补缺工作。坚持做到归档材料接收及时、准确、完整，在形成正式档案材料后的1个月内，按要求把应归档的材料送交档案室归档。二是制度建设规范化。设计“五簿两单”规范人事档案“查、送、归、管、转、销”流程：即借阅档案登记簿、查阅档案登记簿、收集材料登记簿、销毁材料登记簿、转出档案登记簿；档案转递单，缺件催交单等资料。同时，健全《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案材料送交、收集制度》、《干部档案材料鉴别归档制度》、《干部档案保管保密制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案销毁制度》等多项制度。三是信息利用效能化。在干部人事档案的利用上，除了搞好档案借出使用、查阅等日常工作外，根据新形势的需要，实现干部资料信息化管理并能及时更新维护，方便查询，提高干部人事档案管理工作的质量和效率。干部人事档案基本数据必须按时向区档案局登记备份。
